どんな危険がある？
仕事用メールのアカウントが乗っ取られると、第三者が過去のメールを読んだり、自分や自社になりすまして取引先・顧客へメールを送ったりする可能性があります。
メールには、請求書、契約内容、顧客情報、予約情報など、大切な情報が含まれていることがあります。
攻撃者が勝手に自動転送や振り分けのルールを追加すると、新しいメールが外部へ送られたり、不正利用に気づくための通知が見えなくなったりする場合があります。
パスワードを変えるだけでは、転送設定、外部アプリの権限、残っているログイン状態などを解消できない場合があります。
どうすれば防げる？
- メールアカウントにMFAなどの保護を設定する。
パスワードを使い回さず、利用可能なMFAやパスキーを設定します。スマホを使えない場合の復旧方法も準備してください。具体的な操作はACC-02を参照できます。
- 転送設定と、フィルタ・ルールの両方を確認する。
知らないアドレスへの自動転送だけでなく、メールを削除する・別のフォルダーへ動かすなど、覚えのない処理がないか確認します。下のGmail・Outlookの手順も参照してください。
- ログイン履歴と接続端末を確認する。
見覚えのないログインや端末がないか、利用サービスのセキュリティ画面で確認します。日時や表示地域だけで断定せず、心当たりがなければ公式の保護手順やサポートを利用します。
- メールを利用できる外部アプリを見直す。
連携アプリの一覧と、メールの読み取り・送信などの許可を確認します。覚えのない連携や不要な権限は、業務に必要な接続と区別して見直します。管理者の操作が必要な場合は運用窓口へ依頼してください。
- 不正利用が疑われたら、アカウントと残る設定をまとめて確認する。
別の安全な端末などから正規のサービスへアクセスし、パスワード変更、既存の接続の終了、認証方法・復旧先・転送・連携アプリを確認します。ログインできない場合や自分では操作できない場合は、メールサービスの公式窓口や契約している運用窓口へ速やかに連絡します。
- 送信された不審メールと、取引先への影響も確認する。
責任者とメールサービスの窓口で、不審な送信や閲覧・操作の記録を確認します。取引先への連絡が必要なら、不正利用されているメールだけに頼らず、電話など正規の別の連絡方法も使います。
IT担当者がいない場合も、店長・院長・経営者などの責任者と、利用しているメールサービスの公式サポートへつなげます。被害の状況を伝える際に、パスワードや認証コードそのものを送らないでください。
具体的な手順は、必要な項目を開いて確認してください。
詳しく見るGmailで、自動転送とフィルタを確認する
パソコンのブラウザー版Gmailでの例です。会社の設定により項目が表示されない場合は、管理者や契約先へ確認してください。
- 設定から、自動転送先を確認する。
Gmail右上の設定から「すべての設定を表示」を開き、「メール転送とPOP/IMAP」または「転送」の項目を確認します。登録された転送先と、転送が有効になっているかを見ます。
- フィルタも確認する。
「フィルタとブロック中のアドレス」を開き、転送、削除、受信トレイをスキップするなどの処理を確認します。自動転送の設定を見ただけで終わらせないようにしてください。
- 覚えのない設定を記録し、正規の窓口と対処する。
業務上必要な転送と区別し、設定の内容や気づいた時刻を記録します。身に覚えのない転送があれば停止し、パスワード・接続端末なども公式の保護手順に沿って確認します。操作できなければサポートへ相談してください。
詳しく見るOutlookで、転送と受信トレイルールを確認する
ブラウザー版Outlookを使う場合の例です。従来のデスクトップ版とは画面が異なります。職場の設定や権限で変更できない場合は、Microsoft 365などの管理者・契約先へ確認します。
- 設定の「メール」から、転送を確認する。
Outlookの設定を開き、メールの「転送」または「転送とIMAP」など、公式手順にある項目で、転送の有無と宛先を確認します。
- 同じく「メール」の「ルール」を確認する。
転送やリダイレクト、削除、別のフォルダーへの移動などの処理を確認します。名前が普通のルールでも、条件と実行内容を見ます。
- 不審な設定だけでなく、アカウント全体を確認する。
内容と時刻を記録して必要な転送・ルールを区別し、不要・不正な設定は管理者や公式窓口の案内に従って無効化します。パスワードだけを変更して終わらず、認証方法・接続・外部アプリも確認してください。
詳しく見る不正利用に気づいたときの連絡・確認の順番
本人がログインできるか、アカウントを一時停止する必要があるかなどで手順は変わります。操作が分からない場合は、画面を探し続けるより、先に公式窓口へ状況を伝えます。
- 責任者と公式サポートへ連絡する。
利用サービス、アカウント、発見時刻、届いた通知や不審な送信の状況を伝えます。不正利用されているメールだけで連絡せず、電話や別の正規の連絡手段も使います。
- アカウントを保護し、残る設定を確認する。
正規の案内に従い、パスワード、ログイン中の接続、認証方法・復旧先、転送・ルール、連携アプリを確認します。共有アカウントを使っていた場合は、その利用者や権限も見直します。
- 送信やアクセスの記録を確認する。
自分の送信済みフォルダーだけで「不正送信はなかった」と決めず、必要に応じて提供元や管理者に送信記録などの確認を依頼します。
- 取引先への注意喚起と、必要な対応を進める。
不審なメールの送信先や、含まれた情報を確認し、責任者と連絡内容を決めます。金銭の支払いに影響する場合はMAIL-02、誤送信や情報の露出への対応はMAIL-04も参照してください。
自分でできるチェックリスト
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機能がない場合や分からない項目は、無理にチェックせず、サービスの提供元や運用担当者に確認してください。