どんな危険がある？
顧客へのメールで宛先を間違えたり、ほかの受信者に見せたくないメールアドレスをToやCCに入れたりすると、個人情報が別の人に見えてしまうことがあります。
別のお客様の名前を本文へ差し込んだり、違うファイルを添付したりする事故もあります。店舗の顧客案内、クリニックの予約連絡、マーケティングの一斉配信などで注意が必要です。
悪意がなくても、操作や配信設定の間違いが情報漏えいにつながる場合があります。専用の配信ツールを使っていても、対象リストや差し込み設定の確認は必要です。
どうすれば防げる？
- 送信前に、表示名だけでなく実際のメールアドレスを見る。
To・CC・BCCを確認し、似た名前の別人や、以前使った宛先が候補から選ばれていないか確認します。予約・顧客情報を送る場合は、本文の氏名と宛先が対応しているかも見ます。
- 一斉送信には、対象と配信方法を管理できる機能を使う。
大量のアドレスを手作業でBCCへ入力する運用を減らし、利用中のメール配信・MAサービスの配信機能を使います。送信先リストと対象件数を確認してください。
- 添付ファイルは、ファイル名だけでなく中身を確認する。
送信する版を開いて、別のお客様の情報や不要な個人情報が含まれていないか確認します。リンクで共有する場合は、リンク先のファイルと閲覧できる人の範囲も確認します。
- 差し込みは、異なるテスト用データで確認する。
会社名・氏名・予約内容などの自動挿入は、テスト用の宛先とデータを使って確認します。テスト送信だけでは実際の差し込みが再現されない製品もあるため、公式のプレビュー機能も確認します。
- 大量配信は確認者を分け、1人でも確認の順番を固定する。
複数人で確認できる場合は、対象リスト・本文・差し込み・添付を分担して確認します。1人の場合も、いったん下書きにしてから、宛先、本文、添付・リンク、配信件数の順に見直します。
- 誤送信したら、配信の停止と責任者への報告を急ぐ。
予約・継続中の配信があれば停止できるか確認し、誤送信の時刻、宛先、内容、対象件数を記録します。店長・院長・経営者などに報告し、利用中の配信サービスの窓口とも対応を確認します。
送信取り消しやメールの回収には、サービスごとに時間や利用条件があります。相手へ届いたメールを必ず消せる機能ではないため、送信前の確認を基本にします。
具体的な手順は、必要な項目を開いて確認してください。
詳しく見るTo・CC・BCCをどう使い分ける？
受信者同士でメールアドレスを共有してよいかを考えて選びます。BCCを使っても、本文や添付ファイルの内容は受信者に見えるため、宛先を隠すだけで情報漏えいを防げるわけではありません。
- Toは、主な送信先。
Toに入れた宛先は、To・CC・BCCで受け取った人に見えます。ほかのお客様へアドレスを見せてよいか、送信前に確認します。
- CCは、内容を共有する送信先。
CCに入れたアドレスも、受信者から見えます。社内共有のつもりで外部の顧客を入れないようにします。
- BCCは、ほかの受信者から宛先を見えなくする方法。
受信者同士のアドレスを見せる必要がない少人数の案内などに使います。ただし、宛先を間違えれば本文は別人へ届きます。大量配信は手入力に頼らず、専用の配信機能で管理します。
公式の説明・操作手順
詳しく見るMA・メール配信の差し込みを、本番前にどうテストする？
製品ごとにテスト送信や差し込みの仕様が違うため、利用中のサービスの公式手順を確認します。以下は担当者が確認する順番の例です。
- 本番リストとは別のテスト用リストを作る。
会社名・氏名の異なる架空のレコードを2件以上用意し、メールアドレスには自分たちが管理するテスト用アドレスを使います。実際の患者・顧客の個人情報をテスト用に流用しません。
- 受信者ごとのプレビューを確認する。
1人目と2人目で、会社名や氏名がそれぞれ正しく切り替わるか見ます。値が空の場合の表示や、差し込み用の記号がそのまま残らないかも確認します。
- テスト送信を受け取り、実際の表示を確認する。
テスト送信がサンプル値で表示される仕様の場合は、テスト結果だけで本番の差し込みを確認できたと判断せず、レコードごとのプレビューや公式の確認方法を併用します。
- 本番対象へ切り替える前に、リストと件数を確認する。
テスト用と本番用を取り違えていないか、除外する顧客が含まれていないか、想定外の件数になっていないかを確認します。添付とリンク先も最後に見直します。
詳しく見る誤送信に気づいた直後は、何をする？
送信取り消しだけに頼らず、追加の送信を止めることと、影響の把握を進めます。報告や本人への通知が必要になる場合があるため、内容を責任者と確認してください。
- 停止・取り消しが可能か、直ちに確認する。
継続中の一斉配信や予約送信を停止します。Gmailの送信取り消しは送信直後の限られた時間に行う機能で、後から必ず回収できるものではありません。
- 何を誰に送ったかを記録し、責任者へ知らせる。
送信日時、宛先、件数、本文・添付に含まれた情報、発見時刻を記録します。共有リンクなら、意図しない人の閲覧権限も見直します。権限を外しても、すでに取得されたデータまで消せるわけではありません。
- 受信者への連絡で、同じ漏えいを繰り返さない。
削除依頼やお詫びを送る場合も、露出した宛先一覧をそのままCCで再送しないようにします。連絡方法と内容は、責任者や配信サービスの窓口と確認します。
- 必要な報告・本人への通知を確認する。
個人情報保護委員会への報告や本人通知が必要かは、漏れた情報の種類や事案の内容などによって異なります。公式の案内を確認し、責任者や契約している専門窓口と対応を進めます。
自分でできるチェックリスト
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