どんな危険がある？
従業員が退職した後も、メール、予約管理、顧客管理などのアカウントが残っていることがあります。
そのままにしておくと、退職した人が引き続き顧客情報を閲覧できたり、第三者にそのアカウントを悪用されたりする可能性があります。
また、部署を異動した人に以前の権限が残っていると、現在の仕事では必要のない情報まで閲覧できてしまいます。
どうすれば防げる？
- 業務で使用しているサービスを一覧にする。
メール、予約管理、会計、SNS、広告、顧客管理などを把握します。
- 退職時にログインを停止する。
停止する日時と担当者を事前に決め、ログイン中の端末やアプリの接続を終了する方法も確認します。連携先のサービスでも、別に停止操作が必要な場合があります。
- 共有・連携の権限も解除する。
共有ドライブ、外部サービスとの接続、外部の組織から招待されたアカウントなども確認します。共有していたパスワードや認証情報がある場合は、その扱いも見直します。
- 異動時に権限を見直す。
以前の部署の顧客情報などを、引き続き閲覧できないか確認します。
- 定期的に利用者一覧を見直す。
担当者が変わったときだけでなく、使われていないアカウントが残っていないか定期的に確認します。
アカウントを削除すると、業務データやメールが失われるサービスもあります。ログインの停止とデータの削除を分けて考え、必要な引き継ぎや保存方法を確認してから削除します。
設定変更を行えない方は、管理者やサービスの運用担当者に対応を依頼してください。
自分でできるチェックリスト
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確認の進み具合を示すものです。すべて確認しても、安全を保証するものではありません。チェックはこのページを開いている間だけ有効です。
機能がない場合や分からない項目は、無理にチェックせず、サービスの提供元や運用担当者に確認してください。
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